Pennylane et recouvrement : relancer ses factures impayées et aller plus loin

Que fait Pennylane pour relancer les factures impayées ?

Pennylane propose une fonction de relance automatique des clients, décrite dans son centre d'aide (article modifié le 2 septembre 2026). Vous créez des séquences de relance, et Pennylane envoie les emails à vos clients aux dates convenues. Les emails cessent dès que la facture est payée.

Plusieurs limites sont précisées par l'éditeur :

• la fonction est disponible avec les offres Essentiel et Premium ;
• les factures en brouillon ou « à traiter », les devis et les abonnements par prélèvement ne sont pas relancés ;
• un client ne peut appartenir qu'à une seule séquence à la fois ;
• une étape dont la date est déjà passée n'est pas envoyée rétroactivement ;
• seule la facture peut être jointe à l'email, sans document complémentaire.

Où s'arrêtent les relances de Pennylane ?

Les relances de Pennylane se font par email, avec la facture pour seule pièce jointe. La mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception, la préparation d'une injonction de payer et l'exécution forcée se situent en dehors de l'outil.

Pennylane l'assume dans sa fiche pratique sur les relances de factures (mise à jour le 22 septembre 2025) : « Recourir à un service de recouvrement est souvent la dernière étape lorsque les relances amiables n'ont pas abouti. »

Comment connecter un outil de recouvrement à Pennylane ?

La connexion se fait par un jeton d'API que vous générez dans Pennylane. Selon la documentation de l'API :

• il faut disposer d'une offre Essentiel ou supérieure ;
• le jeton est créé par un utilisateur ayant un rôle de dirigeant ou de comptable ;
• vous choisissez ses droits (lecture seule, ou lecture et écriture) et sa durée de validité (1, 6 ou 12 mois, ou illimitée) ;
• le jeton ne s'affiche qu'une fois : copiez-le au moment de sa création.

Pour un outil de recouvrement, deux périmètres suffisent, en lecture seule : les factures clients et les clients. L'API refuse alors toute tentative d'écriture. Votre comptabilité ne peut pas être modifiée par l'outil.

Conseil

💡 Nommez le jeton d'après l'outil qui l'utilise, et supprimez-le si vous cessez de vous en servir. Une suppression est définitive : il faudra en générer un nouveau pour reconnecter l'outil.

Chez Société.com Recouvrement, par exemple, la connexion à Pennylane passe par un jeton en lecture seule sur les clients et les factures clients. Les factures échues et non soldées remontent chaque jour, après un délai de retard que vous choisissez (30 jours par défaut), et n'engagent aucune relance tant que vous n'avez pas lancé le dossier.

Quelles données l'outil lit-il dans Pennylane ?

La référence de l'API de Pennylane décrit, pour chaque facture client, notamment :

• son statut : payée, partiellement payée, à venir, en retard, annulée ;
• le montant restant dû, toutes taxes comprises ;
• le statut de facturation électronique : encaissée, partiellement encaissée, en litige, refusée.

C'est ce qui permet à un outil de recouvrement de ne relancer que ce qui reste réellement dû, et de s'arrêter au paiement. L'API limite le nombre d'appels (25 requêtes toutes les 5 secondes par jeton, selon sa documentation) : un outil bien conçu en tient compte.

Quels pièges éviter ?

Important

⚠️ Dans Pennylane, une facture est considérée comme payée dès lors qu'un paiement a été rapproché de celle-ci. Un virement reçu mais non rapproché laisse la facture en retard : les relances de Pennylane, comme celles d'un outil connecté, peuvent alors viser un client qui a déjà payé. Tenez votre rapprochement bancaire à jour, en particulier avant une mise en demeure.

Deux autres points de vigilance :

• Le statut « encaissée » n'est pas universel. Avec la facturation électronique, ce statut n'est obligatoire que pour les opérations dont la TVA est exigible à l'encaissement, selon impots.gouv.fr. Et le centre d'aide de Pennylane précise qu'il faut l'indiquer manuellement quand le règlement arrive par un canal non rapproché automatiquement, comme un chèque ou un virement manuel.
• Une facture contestée ne doit pas partir en recouvrement. Un bon outil vous laisse choisir quelles factures confier, pour écarter un litige ou un client avec qui un arrangement est en cours.

Que change la facturation électronique pour les utilisateurs de Pennylane ?

Selon economie.gouv.fr, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les ETI doivent les émettre depuis cette date, et les PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027. Pennylane indique être immatriculé comme plateforme agréée.

La réforme ne change pas les règles de fond du paiement ni du recouvrement : les délais, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € entre professionnels restent les mêmes. Elle apporte en revanche des statuts de cycle de vie de la facture, qui peuvent fiabiliser le suivi des impayés.

Quel rôle pour l'expert-comptable ?

Beaucoup d'entreprises utilisent Pennylane avec leur expert-comptable. Celui-ci voit le poste client et les factures anciennes au fil de sa mission. Il peut recommander d'activer les relances automatiques, vérifier les mentions de facturation (date de paiement, taux des pénalités, indemnité de 40 €) et conseiller un outil de recouvrement pour les factures qui résistent, sans avoir lui-même à relancer les clients de son client.

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