Automatiser ses relances et son recouvrement depuis son logiciel de facturation

Pourquoi automatiser les relances ?

Parce que la relance manuelle a un défaut majeur : elle dépend de quelqu'un. Quand le dirigeant est pris par l'activité ou que le comptable est en congé, les factures échues attendent. Et plus une facture attend, plus elle devient difficile à recouvrer.

Le phénomène n'est pas marginal. Selon le rapport 2024 de l'Observatoire des délais de paiement, le retard moyen de paiement des entreprises françaises atteignait 13,6 jours fin 2024, et la part des retards de plus de 30 jours touchait plus de 9 % des entreprises.

L'automatisation apporte trois garanties :

• La régularité : chaque facture est relancée, y compris les petites, celles qu'on oublie parce qu'elles « ne valent pas le coup ».
• La rapidité : la première relance part le jour prévu, pas quand quelqu'un y pense.
• La neutralité : le calendrier s'applique à tous les clients, ce qui évite la gêne de relancer un client apprécié.

Que font les relances natives des logiciels de facturation ?

La plupart des logiciels de facturation proposent aujourd'hui une fonction de relance. Leur logique est simple : quand une facture passe son échéance, le logiciel envoie un ou plusieurs emails au client, selon une séquence que vous définissez.

Prenons l'exemple de Pennylane, décrit dans son centre d'aide (article modifié le 2 septembre 2026) :

• vous créez des séquences de relance ; Pennylane envoie les emails aux dates prévues ;
• les emails cessent dès que la facture est payée, c'est-à-dire dès qu'un paiement lui est rapproché dans Pennylane ;
• la fonction est disponible à partir de certaines offres (Essentiel et Premium, selon l'aide) ;
• un client ne peut appartenir qu'à une seule séquence, et seule la facture peut être jointe à l'email.

Ces relances natives sont un bon premier niveau. Elles restent en revanche centrées sur l'email et sur la phase amiable. Pennylane le dit lui-même dans sa fiche pratique sur les relances : recourir à un service de recouvrement est souvent la dernière étape lorsque les relances amiables n'ont pas abouti.

Qu'apporte un outil de recouvrement connecté ?

Un outil de recouvrement connecté à votre logiciel de facturation prend le relais sur trois points.

1. La récupération des factures, sans ressaisie. L'outil lit les factures échues et non soldées dans votre logiciel, avec le client, les montants et les dates. Vous n'exportez rien, vous ne recopiez rien.

2. L'escalade au-delà de l'email. Là où la relance native s'arrête à l'email, un outil de recouvrement enchaîne des canaux de plus en plus formels : email, SMS, courrier postal, puis mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception, et enfin la préparation d'une injonction de payer.

3. Le suivi des paiements. L'outil relit régulièrement vos factures. Quand une facture est soldée dans votre logiciel, le dossier est mis à jour et les relances s'arrêtent.

Conseil

💡 Certains outils importent les factures échues sans les relancer d'office : vous choisissez lesquelles envoyer en recouvrement. C'est utile pour écarter une facture en litige ou un client avec qui un arrangement est en cours.

Comment connecter un outil en toute sécurité ?

La connexion passe en général par une clé d'accès (un « jeton d'API ») que vous générez dans votre logiciel de facturation et que vous collez dans l'outil de recouvrement.

La règle d'or : n'accorder que la lecture. Un outil de recouvrement a besoin de lire vos factures clients et vos clients, jamais de les modifier. Chez Pennylane, par exemple, la documentation de l'API permet de créer un jeton en lecture seule, limité aux factures clients et aux clients ; toute tentative d'écriture est alors refusée. La création de ce jeton suppose, selon cette documentation, une offre Essentiel ou supérieure.

Quelques précautions :

• donnez à la clé un nom explicite, pour savoir à quoi elle sert ;
• conservez-la en lieu sûr : elle ne s'affiche qu'une fois ;
• supprimez-la si vous cessez d'utiliser l'outil.

Important

⚠️ Le vrai risque d'une automatisation n'est pas technique, il est comptable : relancer un client qui a déjà payé. Dans Pennylane, une facture n'est considérée comme payée que si un paiement lui a été rapproché. Un virement non rapproché laisse la facture « en retard ». Tenez votre rapprochement bancaire à jour, ou vérifiez avant chaque escalade.

Quel rôle pour l'expert-comptable ?

L'expert-comptable est souvent celui qui voit les impayés en premier, en révisant le poste client. Il est bien placé pour recommander à ses clients une méthode de relance et un outil. Il peut aussi les aider à paramétrer correctement leurs conditions de paiement et leurs mentions de facture : délai, taux des pénalités de retard, indemnité forfaitaire de 40 € entre professionnels.

L'automatisation facilite son travail : un poste client relancé régulièrement comporte moins de créances anciennes à provisionner ou à passer en perte en fin d'exercice.

Qu'est-ce que la facturation électronique change au recouvrement ?

La réforme de la facturation électronique entre en vigueur par étapes, selon economie.gouv.fr :

La DGFiP le précise dans son guide pratique : la réforme ne modifie pas les règles de fond relatives à la dette commerciale et au paiement. Les délais de paiement, les pénalités et les procédures de recouvrement restent les mêmes.

Elle apporte toutefois des statuts de cycle de vie de la facture. Le statut « encaissée » n'est obligatoire que pour les opérations dont la TVA est exigible à l'encaissement, comme la plupart des prestations de services. Pour des ventes de biens, il peut ne jamais être renseigné : il ne remplace donc pas un vrai suivi des paiements.

Comment démarrer ?

1. Fixez votre calendrier de relance : par exemple, un rappel le lendemain de l'échéance, une relance ferme à quinze jours, une mise en demeure à un mois.
2. Vérifiez vos factures : date de paiement, taux des pénalités, indemnité de 40 € pour les clients professionnels.
3. Activez les relances natives de votre logiciel, si votre offre le permet, pour la phase amiable.
4. Connectez un outil de recouvrement en lecture seule pour les factures qui résistent, ou dès la première relance si vous voulez tout confier.
5. Tenez vos rapprochements à jour, pour que les paiements soient détectés et que les relances s'arrêtent à temps.

Chez Société.com Recouvrement, par exemple, la connexion à Pennylane se fait en lecture seule, les factures échues remontent chaque jour après un délai de retard que vous choisissez, et aucune relance ne part sans que vous ayez lancé le dossier.

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