Factures en retard dans Pennylane : les repérer, les prioriser et passer au recouvrement

Quand une facture est-elle « en retard » dans Pennylane ?

Le centre d'aide de Pennylane (article du 27 août 2026) définit le statut En retard comme celui d'une facture qui n'a pas encore été rapprochée de son règlement et dont la date d'échéance est dépassée. Les autres statuts d'une facture finalisée sont :

Deux conséquences pratiques en découlent. Une facture partiellement rapprochée reste « À venir » ou « En retard » selon sa date d'échéance. Et une facture réglée par un virement que personne n'a rapproché apparaît en retard, alors que le client a payé.

Où trouver ses factures en retard dans Pennylane ?

Trois écrans répondent à trois questions différentes :

Le filtre Statut n'est visible que depuis l'onglet Toutes, et les filtres tiennent compte de l'onglet ouvert. Le module Paiements clients permet en outre d'exporter la sélection en CSV ou en XLS et de modifier une échéance, sans toucher à la facture ni à la comptabilité.

Important

⚠️ Le filtre Émission est activé par défaut et n'affiche que les factures de moins d'un an. Une facture impayée depuis plus d'un an disparaît donc de la liste tant que vous ne l'élargissez pas : ce sont justement les créances les plus proches de la prescription.

Si votre cabinet d'expertise comptable utilise Pennylane, il dispose d'un module Portefeuille clients avec un filtre « Retards paiement ». Ce module sert au cabinet à suivre les retards de ses propres clients, pas les impayés de votre entreprise.

Comment lire la balance âgée de Pennylane ?

La balance âgée répartit le solde de chaque client en tranches fixes : 0 à 30 jours, 30 à 60 jours, 60 à 90 jours et plus de 90 jours. Selon le centre d'aide (article du 1er septembre 2026), ces tranches ne peuvent pas être personnalisées dans l'interface. Un filtre « Comptes suspects » surligne les lignes dont le solde n'est pas cohérent comptablement.

Elle se lit en trois temps :

1. La colonne « plus de 90 jours » concentre les créances qui ne se paieront pas seules. Chaque ligne mérite une décision explicite.
2. Les clients présents dans plusieurs tranches paient en retard de façon répétée. Le sujet n'est plus une facture, mais la relation : conditions de paiement, acompte, arrêt des livraisons.
3. Les comptes suspects signalent souvent un paiement non rapproché ou un avoir mal lettré. Ils se corrigent avant toute relance.

Pourquoi mettre à jour le rapprochement avant de relancer ?

Pennylane ne considère une facture comme encaissée qu'une fois entièrement rapprochée de son paiement. Tant que le rapprochement bancaire n'est pas à jour, la liste des factures en retard contient des factures déjà payées.

Relancer un client qui a payé n'a que des inconvénients : la relation se tend, et une mise en demeure envoyée à tort affaiblit les suivantes. Avant chaque campagne de relance, rapprochez les encaissements de la période, puis vérifiez les paiements partiels, qui laissent la facture en retard pour le solde.

Quelles factures en retard traiter en premier ?

Toutes les factures en retard ne pèsent pas le même poids. Un ordre de traitement simple tient en quatre critères :

Écartez enfin les factures contestées : un litige se règle avec le client avant toute relance. Le module Créances douteuses de Pennylane, côté comptabilité, sert à déprécier une créance compromise ; une facture déclarée irrécouvrable y bloque les actions de paiement dans la partie Gestion.

Bon à savoir

⚖️ Pour une créance née d'un bien ou d'un service fourni par un professionnel à un consommateur, l'action se prescrit en deux ans (Code de la consommation, article L218-2), contre cinq ans entre commerçants (Code de commerce, article L110-4). Une relance n'interrompt pas ce délai : voir notre article sur la prescription.

Pour un client en sauvegarde, en redressement ou en liquidation judiciaire, le délai pour déclarer sa créance au mandataire est de deux mois à compter de la publication du jugement d'ouverture au BODACC, selon entreprendre.service-public.gouv.fr.

Comment passer d'une facture en retard au recouvrement ?

Une fois la liste nettoyée et classée, chaque facture suit l'une de ces voies :

1. La relance automatique de Pennylane, par email, pour les retards récents. Les séquences s'arrêtent dès que la facture est payée, c'est-à-dire rapprochée. Leur paramétrage est détaillé dans notre article sur Pennylane et le recouvrement.
2. L'appel ou le courrier, pour les clients importants ou les montants élevés.
3. La mise en demeure, par lettre recommandée avec avis de réception, quand les relances n'ont rien donné. Elle se prépare hors de Pennylane.
4. L'injonction de payer, si la mise en demeure reste sans effet.

Les étapes 3 et 4 sortent de Pennylane. On peut les mener seul, ou connecter à Pennylane un outil de recouvrement qui lit les factures en retard et prend le relais. Chez Société.com Recouvrement, par exemple, la connexion passe par un jeton d'API en lecture seule : les factures échues et non soldées remontent chaque jour, après un délai de retard que vous choisissez (30 jours par défaut), et aucune relance ne part tant que vous n'avez pas décidé quelles factures confier.

Conseil

💡 Fixez une routine : un même jour chaque semaine, rapprochement, revue de la liste « En retard », décision pour chaque nouvelle facture. Une revue courte et régulière évite qu'une facture glisse sans bruit dans la tranche « plus de 90 jours ».

Pour systématiser cette chaîne au-delà de Pennylane, notre guide de l'automatisation des relances présente les options possibles.

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