Mail de relance d'une facture impayée : modèles et bonnes pratiques
Un mail de relance de facture impayée doit permettre au client de payer sans rien chercher : le numéro de la facture, le montant restant dû, l'échéance dépassée, une date limite et le moyen de paiement, avec la facture en pièce jointe. L'objet du mail reprend le numéro, le montant et l'échéance, pour que le service comptable l'identifie au premier coup d'œil. Le ton reste courtois au premier mail et devient plus ferme ensuite, sans jamais menacer de façon vague : on annonce une date et la suite prévue.
Ce qu'il faut retenir
- Un mail de relance efficace tient en quelques lignes : numéro de facture, montant restant dû, échéance dépassée, date limite et moyen de paiement, avec la facture en pièce jointe.
- L'objet du mail doit permettre au service comptable d'identifier la facture sans ouvrir le message : numéro, montant et date d'échéance.
- Un email a la même force probante qu'un courrier papier si son auteur est identifiable et son intégrité garantie (article 1366 du Code civil).
- Un email de relance n'interrompt pas la prescription : seuls la reconnaissance de dette, une demande en justice ou un acte d'exécution le font.
- Face à un client professionnel, rappelez les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € ; face à un particulier, ne réclamez aucun frais de relance.
Pourquoi relancer une facture par email ?
L'email est le canal le plus rapide pour une première relance : il arrive le jour même, il peut transporter la facture et un lien de paiement, et il laisse une trace datée. Il touche aussi directement le service comptable, là où un courrier passe souvent par un accueil ou un standard avant d'arriver au bon bureau.
Cette trace a une valeur juridique. Selon l'article 1366 du Code civil, l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit papier, à condition que son auteur puisse être identifié et qu'il soit conservé dans des conditions qui en garantissent l'intégrité. Envoyez donc vos relances depuis une adresse professionnelle nominative ou de service, et conservez-les telles quelles dans votre messagerie ou votre logiciel.
Bon à savoir⚖️ Un email de relance n'interrompt pas la prescription de votre créance. Le Code civil ne l'interrompt que par la reconnaissance de la dette par le débiteur (article 2240), une demande en justice (article 2241) ou une mesure conservatoire ou d'exécution forcée (article 2244). Une réponse du client qui reconnaît devoir la somme mérite donc d'être conservée.
Quel objet donner à un mail de relance de facture impayée ?
L'objet est la première chose que lit le destinataire, souvent la seule si sa boîte est chargée. Il doit identifier la facture et l'étape de la relance, sans formule alarmiste :
| Étape | Exemple d'objet |
|---|---|
| Avant l'échéance | Facture n° [numéro] — échéance du [date] |
| Premier rappel | Facture n° [numéro] de [montant] € échue le [date] — rappel |
| Relance ferme | 2e relance — facture n° [numéro] de [montant] € impayée |
| Dernier email avant mise en demeure | Facture n° [numéro] — règlement attendu avant le [date] |
Gardez le même numéro de facture dans l'objet de chaque relance : les messages se regroupent en une seule conversation, et l'historique se lit d'un coup d'œil, chez vous comme chez le client.
À qui envoyer le mail de relance ?
Chez un client professionnel, la relance s'adresse d'abord à la personne qui paie : le service comptable ou le service fournisseurs, souvent joignable par une adresse générique. Le contact qui a passé commande peut être mis en copie à partir de la deuxième relance : il sait si la prestation a été validée, et peut débloquer un paiement suspendu en interne. Chez un particulier, écrivez à l'adresse email qu'il a lui-même communiquée.
Demandez dès la commande l'adresse de facturation et le nom du contact comptable : une relance envoyée à la mauvaise personne fait perdre une semaine. Pour une relance comptable sans détour, ce contact figure dans la fiche du client avant même l'envoi de la première facture.
Que doit contenir un mail de relance de paiement ?
Un email de relance de paiement efficace tient en quelques lignes et contient toujours :
- le numéro et la date de la facture, et son objet si le client en reçoit beaucoup ;
- le montant restant dû, et non le montant initial si un acompte a été versé ;
- la date d'échéance dépassée et le nombre de jours de retard ;
- une date limite de paiement, plutôt qu'un « dans les meilleurs délais » ;
- le moyen de paiement : coordonnées bancaires ou lien de paiement en ligne ;
- la facture en pièce jointe, au format PDF ;
- un contact pour toute question ou contestation.
La suite dépend du type de client. Face à un professionnel, la relance ferme rappelle que des pénalités de retard courent et qu'une indemnité forfaitaire de 40 € par facture est due de plein droit (article L441-10 du Code de commerce). Face à un particulier, cette indemnité n'existe pas, et les frais de relance restent à votre charge : l'article L111-8 du Code des procédures civiles d'exécution les laisse au créancier tant qu'il n'a pas de titre exécutoire.
Important⚠️ N'ajoutez pas de « frais de relance » au montant réclamé à un particulier. La somme serait contestable, et elle donnerait au client un motif de discuter toute la facture.
Modèles de mail de relance de facture impayée
Ces modèles se copient et s'adaptent. Les champs à remplir sont entre crochets. Pour les versions papier et la dernière relance avant mise en demeure, voir nos modèles de courrier de relance.
Rappel avant l'échéance
Utile pour les clients qui paient régulièrement en retard : il ne coûte rien et évite bien des relances.
Objet : Facture n° [numéro] — échéance du [date] Bonjour [prénom], Pour faciliter votre traitement, nous vous rappelons que la facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [montant] € TTC, arrive à échéance le [date d'échéance]. Vous la trouverez en pièce jointe. Règlement par virement sur le compte indiqué sur la facture, ou en ligne : [lien de paiement]. Bien cordialement, [nom, fonction, téléphone]
Premier rappel, le lendemain de l'échéance
Objet : Facture n° [numéro] de [montant] € échue le [date] — rappel Bonjour [prénom], Sauf erreur de notre part, la facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [montant] € TTC, échue le [date d'échéance], n'a pas encore été réglée. Il s'agit sans doute d'un oubli : vous trouverez la facture en pièce jointe. Pouvez-vous nous indiquer la date de règlement prévue ? Si le paiement est déjà parti, merci de ne pas tenir compte de ce message. Bien cordialement, [nom, fonction, téléphone]
Relance ferme à un client professionnel
Objet : 2e relance — facture n° [numéro] de [montant] € impayée Bonjour, Malgré notre rappel du [date du premier rappel], la facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [montant] € TTC, reste impayée [nombre] jours après son échéance. Nous vous remercions de procéder au règlement avant le [date limite]. Conformément à nos conditions générales de vente et à l'article L441-10 du Code de commerce, ce retard fait courir des pénalités de retard et rend exigible une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Si un point de la facture pose problème, merci de nous le signaler par retour d'email. Cordialement, [nom, fonction, téléphone]
Relance à un client particulier
Objet : Votre facture n° [numéro] du [date] — paiement en attente Bonjour [Madame / Monsieur] [nom], Nous n'avons pas encore reçu le règlement de la facture n° [numéro] du [date], d'un montant de [montant] €, arrivée à échéance le [date d'échéance]. Pouvez-vous procéder au paiement avant le [date limite] ? Vous pouvez régler en ligne : [lien de paiement]. Si vous rencontrez une difficulté, contactez-nous au [téléphone] : nous pouvons examiner ensemble une solution, par exemple un paiement en plusieurs fois. Bien cordialement, [nom, téléphone]
Que faire si le client ne répond pas aux mails de relance ?
Le silence après deux emails appelle un changement de canal. Un appel téléphonique permet de savoir si la facture est bloquée (bon de commande manquant, litige sur la prestation, difficulté de trésorerie) ; confirmez ensuite par email ce qui a été convenu. Si le client propose de payer en plusieurs fois, formalisez un échéancier de paiement plutôt qu'une promesse orale.
Sans réponse ni paiement, l'étape suivante est la mise en demeure. L'article 1344 du Code civil admet qu'un « acte portant interpellation suffisante » mette le débiteur en demeure, mais un email prouve mal sa réception : pour cette étape, qui précède l'injonction de payer, la mise en demeure par lettre recommandée reste la forme la plus sûre.
Conseil💡 Gardez dans un même dossier, pour chaque facture, les emails envoyés, les réponses du client et les notes d'appel. Ce sont ces pièces qui prouvent vos démarches si le dossier part en procédure.
Faut-il automatiser ses mails de relance ?
Dès que les factures échues se comptent par dizaines, l'envoi manuel devient le maillon faible : une relance oubliée, un montant mal recopié, un client relancé après avoir payé. Automatiser ses relances depuis son logiciel de facturation garantit que chaque facture échue reçoit son rappel au bon moment, avec le bon montant, et que les relances s'arrêtent dès que le paiement est enregistré.
Société.com Recouvrement est une plateforme de recouvrement de créances auprès des entreprises et des particuliers, éditée par INSOLUTIS, filiale du groupe Societe.com. Elle fonctionne par abonnement mensuel, sans commission sur les sommes recouvrées et sans limite de dossiers.
Questions fréquentes
Une relance par email a-t-elle une valeur juridique ?+
Oui, comme preuve écrite : l'article 1366 du Code civil donne à l'écrit électronique la même force probante qu'un écrit papier, si son auteur peut être identifié et son intégrité garantie. Conservez les emails envoyés et les réponses du client, sans les modifier.
Un mail de relance vaut-il mise en demeure ?+
L'article 1344 du Code civil admet qu'un acte portant interpellation suffisante mette le débiteur en demeure, mais un email prouve mal sa réception. Pour la mise en demeure, qui précède une procédure, la lettre recommandée avec avis de réception reste la forme la plus sûre.
Quel objet mettre dans un mail de relance de facture ?+
Un objet factuel qui identifie la facture : son numéro, son montant et sa date d'échéance, par exemple « Facture n° 2026-118 de 1 200 € échue le 15/10 — rappel ». Le service comptable la retrouve ainsi sans ouvrir le message.
Combien de mails de relance envoyer avant la mise en demeure ?+
Aucun texte ne fixe de nombre. En pratique, deux ou trois relances espacées d'une à deux semaines, dont au moins une doublée d'un appel, laissent au client le temps de réagir avant la mise en demeure.
Peut-on facturer des frais de relance au client ?+
Pas à un particulier : les frais de recouvrement engagés sans titre exécutoire restent à la charge du créancier. Un client professionnel doit en revanche l'indemnité forfaitaire de 40 € par facture payée en retard, prévue par le Code de commerce.
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Mis à jour le 12/10/2026Sources
- Code civil, articles 1344, 1366, 2240, 2241 et 2244 (droit.org) — consulté le 26/10/2026
- Code de commerce, article L441-10 — consulté le 26/10/2026
- Délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard — entreprendre.service-public.gouv.fr (vérifié le 07/08/2026) — consulté le 26/10/2026
- Code des procédures civiles d'exécution, article L111-8 (texte à jour du 19/08/2026, droit.org) — consulté le 26/10/2026