Externaliser le recouvrement ou le garder en interne : le calcul complet

Que coûte un recouvrement mené en interne ?

Le coût du recouvrement en interne ne figure sur aucune facture, ce qui le fait souvent sous-estimer. Il se compose de quatre postes :

• le temps passé : repérer les retards, rédiger et envoyer les relances, appeler, noter les promesses, vérifier les paiements, relancer à nouveau ;
• les frais directs : affranchissement, lettres recommandées, éventuellement un outil de relance ;
• les compétences : une mise en demeure, puis une requête en injonction de payer, demandent de connaître la procédure ;
• le coût de l'inaction : les factures qu'on ne relance pas faute de temps, ou trop tard.

Le dernier poste est souvent le plus lourd. Une relance qui part avec trois semaines de retard, parce que la personne chargée de la facturation avait d'autres priorités, laisse la dette vieillir. Or plus une créance est ancienne, plus elle est difficile à recouvrer.

Exemple chiffré

🧮 Exemple, toutes les valeurs étant des hypothèses à remplacer par les vôtres : 20 factures en retard par mois, 30 minutes de suivi par facture (relances, appel, vérification), pour un coût horaire chargé de 35 €.

• Temps : 20 × 0,5 h = 10 heures par mois, soit 120 heures par an ;
• Coût du temps : 120 h × 35 € = 4 200 € par an ;
• Lettres recommandées pour les dossiers les plus résistants : à ajouter selon votre volume.

Que coûte un recouvrement externalisé ?

Les prestataires se rémunèrent selon trois modèles, que l'article sur les frais de recouvrement détaille étape par étape.

Selon service-public.gouv.fr, une société de recouvrement facture en général une commission calculée sur la somme recouvrée. Les frais qu'elle engage pour contacter le débiteur, comme la rédaction et l'envoi d'une lettre recommandée, vous sont facturés : ils ne peuvent pas être mis à la charge du débiteur. Pour comprendre comment se lit un taux, voir la commission d'une société de recouvrement.

Un commissaire de justice peut aussi mener un recouvrement amiable. Sa rémunération suit alors un barème réglementé, décrit par service-public.gouv.fr.

Comment comparer l'interne et l'externalisation sur une année ?

La comparaison se fait sur douze mois, avec vos montants réels. Un coût fixe et un coût proportionnel ne réagissent pas de la même façon quand les volumes changent.

Exemple chiffré

🧮 Exemple sur un an, avec des hypothèses à remplacer par les vôtres : 15 000 € recouvrés sur l'année.

• Commission au succès de 10 % HT, taux choisi pour l'exemple : 1 500 € HT ;
• Abonnement fixe : par exemple 12 € HT par mois, soit 144 € HT par an, offre Access TPE de Société.com Recouvrement pour un chiffre d'affaires inférieur à 500 k€, plus les frais postaux réels (10,33 € par lettre recommandée de mise en demeure en France) ;
• Interne : le coût du temps calculé plus haut, plus vos propres frais postaux.

Trois enseignements se dégagent de ce type de calcul :

• la commission est indolore sur un dossier isolé, et lourde quand les montants recouvrés augmentent ;
• l'abonnement est prévisible : il ne bouge pas avec le montant recouvré, ce qui le rend plus intéressant à mesure que les volumes croissent ;
• l'interne coûte surtout du temps, et ce temps manque précisément les mois où l'activité est la plus forte.

Ces chiffres ne tiennent pas compte d'un point : un tiers qui relance obtient parfois un paiement que le fournisseur n'obtenait plus. Ce n'est ni garanti, ni mesurable à l'avance, mais c'est une des raisons pour lesquelles on externalise.

Que gagne-t-on, et que perd-on, à externaliser ?

Ce que l'externalisation apporte :

• une relance systématique, à date fixe, qui ne dépend pas de la charge de travail du moment ;
• le poids d'un tiers : un message d'un prestataire de recouvrement n'est pas lu comme un rappel du service comptable ;
• une suite organisée : mise en demeure par lettre recommandée, puis, selon le prestataire, préparation de l'injonction de payer ;
• du temps libéré pour l'équipe, qui revient à son métier.

Ce qu'elle retire :

• une partie du contrôle sur le ton et le moment des relances ;
• la relation directe avec le client pendant la phase de recouvrement, ce qui compte pour un client stratégique ;
• de la marge si le prestataire se paie à la commission sur des montants importants.

Que faut-il signer pour externaliser son recouvrement ?

Une société de recouvrement ne peut intervenir pour votre compte qu'avec une convention écrite. Selon service-public.gouv.fr et les articles R124-1 à R124-7 du Code des procédures civiles d'exécution, cette convention précise notamment :

• l'origine de la créance et son montant, avec le détail de ses éléments ;
• les conditions de la rémunération que vous versez au prestataire ;
• les conditions de reversement des sommes encaissées pour votre compte.

Important

⚠️ Lisez la clause de rémunération avant de signer : frais d'ouverture dus même en cas d'échec, commission appliquée aussi aux pénalités et à l'indemnité de 40 €, durée d'engagement. Ce sont ces détails, plus que le taux affiché, qui font le coût réel.

Pour la liste complète des points à contrôler, voir choisir une société de recouvrement.

Quand vaut-il mieux garder le recouvrement en interne ?

Garder la main reste un bon choix dans plusieurs situations :

• vous avez peu d'impayés, et chacun se règle après un appel ;
• vos clients sont peu nombreux et stratégiques, et chaque échange compte pour la relation commerciale ;
• une personne de l'équipe a le temps et la méthode pour relancer à date fixe, sans laisser filer les échéances ;
• la plupart de vos retards cachent un litige (livraison contestée, prestation discutée), qui se règle par la discussion plus que par la relance.

Faut-il choisir entre les deux ?

Non, et c'est souvent la meilleure formule. Le service recouvrement dans une entreprise peut se limiter aux premiers rappels, pendant que le prestataire prend les factures qui résistent :

1. Avant et juste après l'échéance, l'équipe envoie un rappel courtois et passe un appel si besoin.
2. Passé un délai fixé à l'avance, par exemple 30 jours après l'échéance, la facture part chez le prestataire.
3. Les factures en litige restent en interne, le temps de régler le désaccord.

Conseil

💡 Écrivez la règle de passage une fois pour toutes : au bout de combien de jours, à partir de quel montant, avec quelles exceptions. Une règle connue de tous évite de garder en interne, par habitude, des factures qui auraient dû partir depuis longtemps.

Cette organisation hybride garde la relation client là où elle compte, et réserve le coût de l'externalisation aux factures qui en ont besoin. Pour les étapes elles-mêmes, voir le recouvrement amiable.

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